Penyebab Kegagalan Umum Sistem
Informasi
dan
Peran Pemimpin dalam
E-government
A). Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi (SI) adalah
kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan
teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang
sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada
interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam
pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan
organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK),
tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam
mendukung proses bisnis.
B). Tujuan Sistem Informasi
Tujuan dari sistem informasi
adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup
dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi
harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau
relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau
akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini
tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
Pengembangan sistem informasi memerlukan suatu
perencanaan yang baik, implementasi yang baik, dan umpan balik yang akurat
untuk menghindari adanya kegagalan dari pengembangan sistem tersebut sehingga
mengakibatkan adanya penolakan dari para pengguna sistem informasi tersebut.
Didalam mengukur tingkat keberhasilan dari
penerapan sistem informasi, maka perusahaan harus melakukan evaluasi yang
sistematis atas penerapannya. Dari evaluasi yang dilakukan tersebut, akan dapat
ketahui tingkat kesesuaian pencapaian tujuan yang diharapkan dengan rencana
perusahaan menerapkan sistem informasi tersebut dan juga dapat mengantisipasi
penyebab terjadinya kegagalan pada saat penerapannya.
C). Sistem Informasi dan
Sistem Informasi Manajemen
Menurut O’Brien (2005), sistem informasi dan teknologi
telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan
organisasi. Teknologi informasi dapat membantu seluruh jenis bisnis untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan
keputusan manajerial dan kerja sama kelompok sehingga dapat memperkuat posisi
kompetitif mereka dalam pasar yang sangat cepat berubah. Definisi sistem
informasi menurut O’Brien (2005) adalah kombinasi teratur apapun dari
orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi satu sama lain
dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur
pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang
disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.
Menurut McLeod (1996), Sistem Informasi
Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang
serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya
mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang
dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam
bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika.
Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat
keputusan untuk memecahkan masalah. Sedangkan Stoner and Freeman (1994)
menyatakan bahwa SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang
akurat dan tepat waktu bagi manajemen yang diperlukan untuk mempermudah proses
pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi
perencanaan, pengendalian dan operasional organisasi yang bersangkutan dapat
dilaksanakan secara efektif.
D). Komponen-komponen
Sistem Informasi
Komponen
sistem informasi dapat dilihat pada Gambar 2 yang mengilustrasikan konsep dasar
untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi
bergantung pada sumber daya manusia/brainware (pemakai akhir dan pakar
sistem informasi), hardware (mesin dan
media), software (program dan prosedur), dataware (dasar
data dan pengetahuan) serta netware/jaringan (media komunikasi dan
dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan dan
aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi
(O’Brien, 2005). Model sistem informasi memperlihatkan hubungan
antar komponen dan aktivitas sistem informasi. Semua sistem informasi
menggunakan sumberdaya manusia, hardware, software, data dan jaringan untuk
melakukan aktivitas input, pemrosesan, output, penyimpanan dan pengendalian
yang mengubah sumber daya data menjadi informasi. Sumber daya sistem informasi
dapat diuraikan sebagai berikut :
1.
Sumber Daya
Manusia (Brainware)
Manusia dibutuhkan
untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi
pemakai akhir (end user) dan pakar sistem informasi.
a.
Pemakai Akhir / Pemakai / Klien (End User)
Adalah
orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan
sistem tersebut. Meliputi pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staf
administrasi, akuntan dan para manajer.
b.
Pakar Sistem Informasi (IS Specialists)
Adalah
orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka
meliputi analis sistem, pembuat software, operator sistem, dan personel tingkat
manajerial, teknis dan staf administrasi SI lainnya.
2.
Sumber Daya
Perangkat Keras (Hardware)
Konsep
sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan
dalam pemrosesan informasi. Secara khusus sumber daya ini meliputi tidak hanya
mesin (komputer dan perlengkapan lainnya) tetapi juga semua media data
yaitu objek berwujud tempat data dicatat dari lembaran kertas hingga disk
magnetis atau optikal.
3.
Sumber Daya
Perangkat Lunak (Software)
Konsep
sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi.
Konsep umum software meliputi tidak hanya serangkaian perintah operasi yang
disebut program dengan hardware komputer pengendalian dan langsung
tetapi juga rangkaian perintah pemrosesan informasi yang
disebut prosedur yang dibutuhkan orang-orang.
4.
Sumber Daya Data
(Dataware)
Sumber
daya data harus dikelola secara efektif agar dapat memberi manfaat bagi
pengguna akhir dalam sebuah organisasi. Sumber daya sistem informasi umumnya
diatur, disimpan dan diakses oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber daya
data ke dalam :
1.
Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.
2.
Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti
fakta, peraturan, dan contoh kasus
mengenai praktek bisnis yang baik.
5. Sumber Daya Jaringan (Netware)
Konsep
sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah
komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan
meliputi :
1.
Media komunikasi
Contohnya
meliputi kabel twisted-pair, kabel tembaga, dan kabel optikal fiber serta
teknologi gelombang mikro, selular dan satelit yang nirkabel.
2.
Dukungan jaringan
Banyak
hardware, software dan teknologi data dibutuhkan untuk mendukung operasi dan
penggunaan jaringan komunikasi.
E). Faktor Penentu
Kegagalan Sistem Informasi
Faktor-faktor yang
menyebaban kesuksesan sistem informasi sebagaimana pendapat Rosemary Cafasaro
dalam O’Brien (2009) dipaparkan sebagai berikut :
1. 1. Kurangnya input
dari end user
Kurangnya
keterlibatan end user pada saat proses perancangan sistem akan
menemui kegagalan pada saat diterapkan karena terjadi kesenjangan atau
gap antara pengguna dan perancang atau pakar SI. Kesenjangan itu timbul karena
keduanya memiliki latar belakang dan kepentingan yang berbeda (user-designer
communication gap). Kesenjangan ini pada akhirnya akan menciptakan kegagalan
dalam pelaksanaan sistem informasi.
2. 2. Tidak lengkapnya
pernyataan kebutuhan dan spesifikasi
Kebutuhan
yang telah dirumuskan tersebut apabila tidak mendapatkan dukungan berupa
infrastruktur yang memadai akan menyebabkan kegagalan pada sistem informasi.
3. 3. Pernyataan
kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-ubah
Penerapan
sistem informasi pada suatu organisasi harus dilakukan perumusan dengan jelas
tentang kebutuhan dan spesifikasi penggunan sistem informasi tersebut.
Pernyataan kebutuhan yang tidak ditegaskan sejak awal akan berdampak negatif
pada saat sistem informasi diimplementasikan dan pada akhirnya menemui kegagalan.
4. 4. Kurangnya dukungan
manajemen eksekutif
Apabila
penerapan sistem informasi tidak mendapatkan dukungan dari beberapa unsur
manajemen eksekutif sebagai pengambil keputusan maka penerapan sistem
organisasi akan menemui kegagalan dan mengakibatkan dampak seperti : terjadi
inefisiensi biaya, pelaksanaan penerapan sistem informasi melebihi target waktu
yang telah ditentukan, kendala teknis serta kegagalan memperoleh manfaat yang
diharapkan.
5.
Inkompetensi
secara teknologi.
Penerapan
dan pengembangan sistem informasi sangat membutuhkan peranan manusia sebagai
brainware/operator. Apabila sumberdaya manusia dalam organisasi tidak memiliki
kompetensi akan perkembangan teknologi yang semakin maju maka penerapan
sistem informasi akan mengalami kesulitan. Sistem informasi yang tidak sesuai
dengan kemampuan SDM akan mengakibatkan pelaksanaan sistem informasi menghadapi
kegagalan.
6. 5. Perencanaan yang
tidak tepat dan tidak matang
Pengembangan
dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung oleh perencanaan yang matang
tidak akan mampu menjadi mediator antara berbagai keinginan dan kepentingan
dalam suatu organisasi. Sistem yang tidak memiliki road map yang
jelas tidak mampu menjadi pegangan dalam melaksanakan sistem informasi sesuai
tujuan organisasi. Sistem informasi yang tidak dirancang sesuai kebutuhan
organisasi pada akhirnya akan menemui kegagalan dalam penerapannya dan hanya
menimbulkan inefisiensi dalam hal biaya, waktu dan tenaga.
F). E-Government
Menurut
Sinambela et all (2011), e-Government adalah proses pemanfaatan
teknologi informasi sebagai alat untuk membantu menjalankan sistem pemerintahan
secara lebih efisien. E-Government juga dapat diartikan sebagai cara bagi
pemerintahan untuk menggunakan sebuah teknologi baru untuk melayani masyarakat
dengan memberikan kemudahan akses bagi pemerintah dalam hal pelayanan dan
informasi serta menambah kualitas pelayanan serta memberikan peluang untuk
berpartisipasi dalam proses institusi demokrasi. Sedangkan definisi
e-Government berdasarkan The World Bank Group (2001) dalam Kumorotomo (2009)
adalah sebagai berikut : ”E-Government refers to the use by government agencies
of information technologies (such as Wide Area Network, the internet, and
mobile computing) that have ability to transform relations with citizens, business
and other arms of government”. Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa
e-Government merujuk pada penggunaan teknologi informasi pada lembaga
pemerintah atau lembaga publik. Tujuannya adalah agar hubungan-hubungan tata
pemerintahan (governance) yang melibatkan pemerintah, swasta dan masyarakat
dapat tercipta sedemikian rupa sehingga lebih efektif, efisien, produktif dan
responsif. Konsep e-Government mengacu bukan hanya pada pemakaian teknologinya
namun juga keharusan pada prinsip bahwa pemanfaatan teknologi akan membuat
sistem penentuan kebijakan dan pelayanan publik menjadi lebih baik.
G). Peran Pemimpin dalam
E-GOVERNMENT
Komitmen
dan dukungan dari pimpinan (leadership commitment and support) menjadi
indikator penting bagi keberhasilan penerapan e-Government di Indonesia.
Dibutuhkan pemimpin yang membawa visi e-Government dalam agendanya dan
mempunyai strategi pemikiran untuk membuatnya menjadi kenyataan. Kepemimpinan
bisa mengatasi banyak hambatan operasional. (Indarajit, 2002:25).
Secara
teori, indikator ini memberikan kepastian terhadap kepemimpinan unggul dan
kapabel, menjamin hubungan antar satuan kerja yang sinergis dan terencana,
kepastian penganggaran, realisasi, operasi, dan evaluasi implementasi sistem
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Manifestasi atas dukungan
kepemimpinan secara faktual belum bervariasi namun banyak yang berinovasi dalam
pengambilan keputusan untuk mengembangkan e-Government di daerah, antara lain
dalam hal :
1. Dukungan
kebijakan yang kuat melalui pembuatan masterplan atau blueprint penerapan
e-Government
2. Pengadaan
unit khusus
3. Dukungan
infrastruktur yang memadai
4. Dukungan
penganggaran yang besar, dan
5. Berbagai inisiatif yang inovatif yang justru
menjadi best practice yang dapat dipakai oleh daerah lain, seperti penerapan
e-Government di Kota Surabaya dan penerapan Simpeg di Kota Tarakan.
Keseluruhan
indikator tersebut harus ditunjang dengan strategi dari seorang pemimpin.
Strategi dari seorang pemimpin tersebut memegang peranan yang penting dalam penerapan
e-Governmen. Strategi
dari seorang pemimpin yang harus diperhatikan adalah seorang pemimpin harus
memiliki visi yang jelas, strategi yang berkualitas serta adanya kesadaran dari
seorang pemimpin dan yang lebih penting adalah seorang pemimpin harus ditunjang
dengan pengetahuan dan skill yang baik serta memiliki komitmen dalam penerapan
e-Government tersebut. Penerapan e-Government yang dilakukan saat ini bertujuan
agar masyarakat lebih cepat mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
-
